Echipa noastră reunește specialiști în arhivare digitală, securitatea datelor și organizarea fluxurilor de birou. Fiecare membru aduce o experiență concretă în gestionarea documentelor personale și a fișierelor de serviciu, astfel încât instrumentul să răspundă nevoilor reale ale utilizatorilor.
Expertiză verificată în proiecte de digitalizare
Am lucrat cu arhive fizice voluminoase, dosare medicale și documente contabile, iar din această practică a apărut un sistem de organizare care reduce timpul de căutare și elimină riscul pierderii informațiilor importante.
Peste 12 ani de experiență în organizarea arhivelor de birou. A coordonat tranziția de la dosare fizice la sisteme digitale pentru mai multe cabinete medicale și firme mici.
Specialistă în structurarea datelorProiectează scheme de clasificare pentru documente personale și de serviciu. A dezvoltat ghiduri de denumire și ierarhizare folosite în peste 30 de organizații.
Consultant securitatea informațiilorDoctor în securitate cibernetică, verifică metodele de criptare și copiere de rezervă. Se asigură că datele sensibile rămân protejate fără a complica accesul zilnic.
Analistă fluxuri de lucruAnalizează modul în care oamenii lucrează cu documentele și propune pași simpli pentru eficientizarea proceselor repetitive din birou.
Proiectul pornește de la o problemă simplă: documentele personale și fișierele de birou se adună mai repede decât apucăm să le ordonăm. MyDocManager a fost gândit ca un instrument care readuce controlul asupra arhivelor, fără să ceară cunoștințe tehnice sau un efort suplimentar de organizare.
Nu propunem o soluție temporară de curățenie, ci un sistem de arhivare care rămâne coerent pe termen lung. Fiecare document primește un loc clar, cu reguli simple de denumire și grupare, astfel încât să nu reapară haosul după câteva săptămâni.
Efect: arhiva personală rămâne organizată fără intervenții constante.Când totul este structurat după aceleași criterii, căutarea devine o acțiune de câteva secunde. Nu mai pierdem timp cu dosare duplicate sau cu încercarea de a ne aminti unde am salvat un contract, o factură sau o scanare importantă.
Efect: documentele potrivite sunt găsite exact când sunt necesare.Un document care nu poate fi găsit este la fel de util ca unul pierdut. Prin reguli consecvente de stocare și prin separarea clară a categoriilor, reducem riscul de a pierde informații valoroase sau de a amesteca acte personale cu cele de serviciu.
Efect: informațiile importante sunt protejate de dezordine.Haosul din dosare nu rămâne doar în calculator sau în sertare. El se transferă în programul zilnic, în întârzieri și în decizii luate pe fugă. O arhivă bine organizată eliberează timp și atenție pentru ceea ce contează cu adevărat.
Efect: activitățile de birou decurg mai lin, cu mai puține întreruperi.Echipa din spatele instrumentului
Coordonator de proiect. A petrecut ani buni în arhive fizice și știe exact unde se pierd documentele: între sertare, cutii și foldere fără etichetă. Stabilește regulile de organizare și urmărește ca fiecare funcție să răspundă unei situații reale.
Responsabil de structura arhivelor și fluxul de lucru.Proiectantă de interacțiune. Testează fiecare ecran cu oameni care nu folosesc zilnic software de gestiune. Scopul ei este ca un dosar să se găsească în maximum două-trei acțiuni, fără să citești un manual înainte.
Responsabilă de accesul rapid și de simplificarea pașilor.Consultant pentru documente sensibile. Vine din domeniul medical și juridic, unde o hârtie greșit plasată poate avea consecințe mari. Ajută la definirea regulilor de păstrare și la separarea clară a actelor personale de cele de serviciu.
Responsabil de securitatea datelor și de păstrarea corectă.Specialistă în suport și formare. Ascultă întrebările venite de la utilizatori și transformă răspunsurile în instrucțiuni scurte, fără termeni tehnici inutili. Păstrează legătura dintre echipa de dezvoltare și oamenii care folosesc instrumentul zilnic.
Responsabilă de materialele de ajutor și de feedback.Parteneri și colaboratori
Cabinetul de avocatură Popescu și Asociații folosește MyDocManager pentru dosarele clienților de peste doi ani. Accesul rapid la contracte și corespondență a redus timpul de pregătire a ședințelor.
Clinica Medicală Viața organizează aici fișele pacienților și rezultatele analizelor. Structura clară pe categorii ne ajută să găsim orice document în mai puțin de un minut.
Firma de contabilitate ContaPlus a mutat toate arhivele financiare în platformă. Declarațiile lunare și facturile sunt acum grupate pe ani și tipuri, fără dosare fizice.
Biroul Notarial Ionescu verifică zilnic actele de proprietate prin MyDocManager. Sistemul de etichetare ne permite să confirmăm rapid autenticitatea documentelor scanate.
Asociația de proprietari Central Park păstrează aici procesele-verbale și devizele de reparații. Fiecare locatar are acces doar la secțiunea care îl privește, fără risc de amestec.
Departamentul de resurse umane al firmei TehnoConstruct arhivează contractele de muncă și evaluările anuale. Căutarea după nume sau funcție funcționează imediat, chiar și pentru dosare vechi de zece ani.